PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

1. LEY 43 DE 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Se refiere al tipo de tinta que se debe usar cuando se realizan documentos oficiales.

2. LEY 527 DE 1999. ART 7

 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

3. CÓDIGO PENAL: Art. 218 a 228 y Art. 231De la Falsedad en Documentos

Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.

Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43 de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.

Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.

Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.

Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.

4. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL: Art. 261 a 263

261. Artículo Responsabilidad de cada custodio. Cada servidor público de los mencionados en los artículos anteriores, será responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el tiempo que esté en su poder, de modo que no pueda ser destruido, suplantado, alterado o deteriorado.

Artículo 262. Remanentes. Los remanentes del elemento material analizado, serán guardados en el almacén que en el laboratorio está destinado para ese fin. Al almacenarlo será previamente identificado de tal forma que, en cualquier otro momento, pueda ser recuperado para nuevas investigaciones o análisis o para su destrucción, cuando así lo disponga la autoridad judicial competente.

Cuando se tratare de otra clase de elementos como moneda, documentos manuscritos, mecanografiados o de cualquier otra clase; o partes donde constan números seriales y otras semejantes, elaborado el informe pericial, continuarán bajo custodia.

Artículo 263. Examen previo al recibo. Toda persona que deba recibir un  elemento material probatorio y evidencia física, antes de hacerlo, revisará el recipiente que lo contiene y dejará constancia del estado en que se encuentre.

5. CÓDIGO DE COMERCIO: Art. 48, 51, 54

Art. 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. 

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

 Art. 51. Correspondencia y comprobantes.

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Art. 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. 

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

6. DECRETO 2649 DE 1993: ESTATUTO CONTABLE. (Artículos 123 )
 Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

7. DECRETO 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable.  Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

9. DECRETO 2150 DE 1995

Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.  Art. 11, 12, 23 y 24

ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS.

En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por Ia Administración Pública.

ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. 

Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO.

 Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.

ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. 

Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

10. ACUERDO AGN 060 DE 2001. Art. 4, 6, 9 y 14 NTC 1673
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

ART 4: Firmas responsables.

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ART 6: Numeración de actos administrativos.

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

ART 9: Conservación documental.

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

ART 14: Imagen corporativa.

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

11. NTC 2223:1986

“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

12. NTC 4436
 Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

 

COMUNICACIÓN ESCRITA Y OFICIAL

La comunicación escrita tiene varios objetivos, el de informar. Entretener, cultural, social, y la puede producir cualquier individuo para toda una comunidad

La comunicación oficial  se producen en instituciones de carácter público y privado a nivel interno y externo su objetivo es netamente informativo

TIPOS DOCUMENTALES

Certificados: documentos que dan la certeza de un hecho

Notificaciones: documentos que comunican a los ciudadanos resoluciones o actos administrativos

Resoluciones: son documentos que ponen fin a actos administrativos

Informes: documentos que cronológicamente presentan información para ser juzgadas, los emiten funcionarios diferentes a los que van a proponer

Cartas: documentos de contenido muy concreto que dirigen por motivos privados los individuos a la administración

Preservar: cuidar implementar mecanismos para evitar el deterioro con antelación

Conservar: cuidar y mantener en buen estado en el momento

Unidades de conservacion

Paquetes, carpetas, tubos, sobres, bolsas. Libros,

Legajos, microfilme, fotocopias, cajas

Organigrama

Es una representación grafica de una organización, en los organigramas se dejan ver:

La definición de funciones

Los niveles jerárquicos

Líneas de autoridad y responsabilidad

Los canales de comunicación    

La naturaleza lineal del departamento

Los jefes de cada grupo de empleados

Manual de Funciones  y Procedimientos

En el manual de funciones y procedimientos se estipula la organización de la empresa aclarando cargos y funciones el conducto regular que hay que seguir según la situación  además se describe la actividad de la empresa

Manual de correspondencia

El principal objetivo es el de normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada para el adecuado control de la misma

Debe contener la fechas extremas, tipo de documento, tipo de soporte anexos o aclaraciones si es necesario

Autoridad y conducto regular

La autoridad corresponde al poder mandar sobre los demás induciendo una forma de actuar. El conducto regular es el proceso que se debe hacer al momento de una petición o inconveniente

Comunicaciones oficiales

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas , independientemente  del medio utilizado.

Correspondencia

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a titulo personal citando o no el cargo del funcionario, no generan  no generan tramites para las entidades